Regnearksprogrammet Excel har mange finesser. Også mange, som jeg aldrig har benyttet mig af. Her er til gengæld en håndfuld nemme og simple teknikker, som jeg ofte selv bruger, og som jeg har god gavn af.
1. Autofyld: Når en celle er markeret, ser du i nederste højre hjørne af det markerede område en lille firkant. Bevæger du musen hen over denne firkant, bliver din cursor til et tyndt sort kors. Hold nu venstre museknap nede og træk nedad (eller op eller til en af siderne), og du kopierer nu cellens indhold til andre celler. Står der en formel i cellen, kopierer du formlen. Er cellerne til venstre udfyldt, kan du blot dobbeltklikke på “håndtaget”, og du behøver altså ikke trække.
2. Indsæt ID-kolonne: Inden du sorterer i et datasæt, er det fornuftigt at sikre sig, at du altid kan få dine data tilbage i samme orden. Det gør du nemt ved at indsætte en ID-kolonne. Skab først en tom kolonne længst til venstre i dit datasæt: Klik på kolonne A (klik på selve bogstavet, så hele kolonnen markeres). Højreklik og vælg “Indsæt”. Nu indsættes en tom kolonne og data skubbes til højre. Skriv evt overskrift (“ID” eller lign.). Skriv 1 i den øverste tomme celle under overskriften og 2 i den næstøverste tomme celle. Marker begge, hold musen over “håndtaget” i nederste højre hjørne og dobbeltklik. Nu skulle der gerne dannes en kolonne med numre hele vejen ned. Den stopper ved nederste udfyldte række – men tjek for en sikkerheds skyld. Nu har du senere muligheden for at sortere efter denne kolonne, og så er dit datasæt tilbage i sit udgangspunkt.
3. Nem markering: Hvis du nemt og hurtigt vil have markeret et større område i et regneark, så er der flere måder. Hvis alt i området skal markeres, skal du blot klikke et sted i data og derefter holde CTRL-tasten nede og trykke på a-tasten. Hvis du fx ikke vil have markeret rækken med overskrifter, så stil dig i cellen længst til venstre i den øverste række, der skal markeres. Hold CTRL-tasten nede og tryk på tasten med en pil, der peger til højre. Nu bliver hele rækken markeret. Bliv ved med at holde CTRL nede og tryk nu på tasten med en pil, der peger nedad. Nu bliver resten af området også markeret.
4. Indsæt speciel: Ofte har man formler i sit regneark, som man gerne vil have fjernet, så man i stedet har “rigtige” tal. Det er nemt at ordne. Marker først cellerne med formlerne. Kopier cellerne (fx med CTRL+c). Peg på det markedere område og højreklik på musen. Klik på “Indsæt speciel” i højrekliksmenuen. Nu kommer der en lille boks op med en række muligheder. Marker punktet “Værdier” og tryk OK. Nu er formlerne omdannet til rigtige tal. I “Indsæt speciel”-boksen er der flere nyttige ting. Du kan fx vælge “Multiplicer”. Den kan man bruge, hvis man eksempelvis vil have ganget alle tal i et celleområde med det samme tal. I så fald skriver man blot tallet – fx 100 – i en tom celle, kopierer cellen, markerer de celler, man vil have ganget, højreklikker, vælger “Indsæt speciel” og i boksen vælger man “Multiplicer. Tryk “OK”, og de markerede celler er nu ganget med (i dette tilfælde) 100.
5. Genvej til yndlingsgrafik: Generelt skaber man grafikker i Excel ved at markere de celler, der indeholder tallene, der skal ligge til grund. Derefter vælger man fanen “Indsæt” og klikker derefter på “Anbefalede diagrammer” eller et af grafik-symbolerne.
Men du kan også bruge en genvej: Marker cellerne, tryk ALT + F1. Nu vises dit “standarddiagram”. I min Excel-opsætning er det et diagram med stående søjler, men standardiagrammet kunne også være en kurvegrafik eller (hvis man har de lyster) en lagkagegrafik.
Hvis du vil ændre dit personlige standarddiagram, skal du først vælge et diagram (evt. blot ved at markere nogle tal og derefter trykke ALT + F1). Klik på “Skift diagramtype” under fanen “Diagramdesign”. I vinduet, der kommer frem, vælger du “Alle diagrammer”. Find frem til den diagramtype, du foretrækker som standard, men tryk endnu ikke på OK. Højreklik på det konkrete diagram, du foretrækker og klik på “Angiv som standarddiagram”. Luk vinduerne. Når du herefter markerer tal, der skal indgå i en grafik og trykker ALT + F1, får du din standardgrafik – som du selvfølgelig stadig kan ændre og justere.
Har du brug for at lære Excel eller blive bedre, aå kører jeg med mellemrum kurser i regneark – både for begyndere og viderekomne. Næste gang formentlig foråret 2025. Vi kommer også gerne til din arbejdsplads og laver et internt kursus, baseret på jeres konkrete behov. Vil du vide mere, så skriv til mig.
No comments yet.